Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient der digitalen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten.
Heutzutage stehen hierbei besonders die KI-gestützte Automatisierung und die Einhaltung strenger Compliance-Richtlinien im Fokus.
Kernfunktionen eines DMS
- Zentrale Ablage: Alle Dokumente (Scans, E-Mails, Office-Dateien) werden an einem Ort gespeichert.
- Volltextsuche: Durch OCR-Texterkennung lassen sich Dokumente sekundenschnell über Schlagworte finden.
- Versionsverwaltung: Änderungen werden lückenlos protokolliert, sodass ältere Stände jederzeit wiederherstellbar sind.
- Workflow-Automatisierung: Automatisierte Prozesse, wie die digitale Rechnungsprüfung oder Freigabezyklen.
- Revisionssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z.B. GoBD in Deutschland) zur unveränderbaren Archivierung.
Vorteile für Unternehmen
- Platzersparnis: Physische Archive werden durch digitale Speicher ersetzt.
- Effizienz: Reduzierung von Suchzeiten und schnellere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.
- Standortunabhängigkeit: Sicherer Zugriff auf Dokumente aus dem Homeoffice oder von unterwegs.
- Datenschutz: Granulare Berechtigungskonzepte schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
