Der Begriff GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen, die verbindliche Regeln für die digitale Buchhaltung in Deutschland festlegt.
1. Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD betreffen jeden, der steuerlich relevante Daten digital verarbeitet. Dazu gehören:
- Unternehmen jeder Größe.
- Selbstständige und Freiberufler.
- Kleinunternehmer, selbst wenn sie nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.
2. Die wichtigsten Grundsätze
Damit die Buchhaltung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen folgende Prinzipien erfüllt sein:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter (z.B. Betriebsprüfer) muss die Buchungen in angemessener Zeit prüfen können.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
- Richtigkeit: Die Daten müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen.
- Zeitgerechtheit: Buchungen sollten zeitnah nach dem Vorfall erfolgen (in der Regel innerhalb von 10 Tagen für Bareinnahmen oder unbaren Zahlungsverkehr).
- Ordnung: Systematische Ablage und klare Struktur sind Pflicht.
- Unveränderbarkeit: Es muss technisch sichergestellt sein, dass Dokumente (wie Rechnungen) nachträglich nicht ohne Protokollierung geändert oder gelöscht werden können.
3. Was bedeutet das in der Praxis?
- Revisionssichere Archivierung: Belege dürfen nicht einfach nur in einem Dateisystem (z.B. Windows-Ordner) gespeichert werden, da sie dort jederzeit gelöscht oder überschrieben werden könnten.
- Keine Word-/Excel-Rechnungen ohne Zusatzschutz: Da Word- und Excel-Dateien leicht veränderbar sind, gelten sie allein oft als nicht GoBD-konform.
- Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen schriftlich festhalten, wie sie Dokumente erfassen, verarbeiten und archivieren.
4. Warum ist das wichtig?
Werden die GoBD nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. In der Folge drohen Hinzuschätzungen von Gewinnen, was zu deutlich höheren Steuerzahlungen führen kann.
Für eine rechtssichere Umsetzung empfiehlt sich die Nutzung spezieller Buchhaltungssoftware oder ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), das die Unveränderbarkeit automatisch sicherstellt.
Weitere Informationen gibt es auf unserer Seite: Paperless-ngx
