Paperless-ngx ist ein modernes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem (DMS), das darauf spezialisiert ist, physische Dokumente in ein durchsuchbares, digitales Archiv zu verwandeln. Es wird besonders häufig auf Servern (z.B. via Docker) genutzt.
Kernfunktionen
- Intelligenter Import: Dokumente können per Web-Interface (Drag-and-Drop), E-Mail-Anhang oder direkt über einen Netzwerkscanner in das System geladen werden.
- Texterkennung (OCR): Das System scannt den Text in Bildern und PDFs. Dadurch werden selbst eingescannte Briefe per Volltextsuche innerhalb von Sekunden auffindbar.
- Automatische Klassifizierung: Durch maschinelles Lernen erkennt Paperless-ngx mit der Zeit automatisch, wer der Absender ist (Korrespondent), um welche Dokumentenart es sich handelt (z.B. Rechnung oder Vertrag) und welche Tags vergeben werden sollen.
- Sichere Archivierung: Originaldokumente bleiben unverändert. Das System erzeugt zusätzlich eine PDF/A-Version für die Langzeitarchivierung.
Vorteile für das „papierlose Büro“
- Zentrale Suche: Anstatt Aktenordner zu durchwälzen, finden Sie Dokumente über Schlagworte, Daten oder Textinhalte.
- Datenschutz: Da die Software meist lokal auf eigener Hardware (Self-Hosting) betrieben wird, behalten Sie die volle Kontrolle über sensible Daten wie Verträge oder Bankauszüge.
- Ordnung: Das System automatisiert die Ablage. Einmal konfiguriert, „weiß“ die Software oft schon beim Import, wo ein Dokument hingehört.
Technische Voraussetzungen
Paperless-ngx ist eine Weiterentwicklung der Projekte Paperless und Paperless-ng. Die Installation erfolgt meist als Docker-Container auf einem NAS oder einem kleinen Server.
Zusammenfassend ist es ein mächtiges Werkzeug, um den Papierkram zu digitalisieren, ohne die Datenhoheit an Cloud-Anbieter abzugeben.
Weitere Informationen gibt es auf unserer Seite: Paperless-ngx
