Der Begriff PDF/A steht für eine spezielle, ISO-standardisierte Variante des Portable Document Format (PDF), die gezielt für die „langfristige Archivierung“ (das „A“ in PDF/A) digitaler Dokumente entwickelt wurde.
Während herkömmliche PDFs oft externe Abhängigkeiten haben, stellt PDF/A sicher, dass ein Dokument auch nach Jahrzehnten noch exakt so aussieht und gelesen werden kann wie am Tag seiner Erstellung – unabhängig von der verwendeten Software oder dem Betriebssystem.
Die Kernprinzipien von PDF/A
Damit die langfristige Lesbarkeit garantiert ist, folgt PDF/A dem Prinzip der Selbsthaltigkeit:
- Vollständige Einbettung: Alle benötigten Informationen wie Schriftarten, Farbinformationen und Grafiken müssen direkt in der Datei gespeichert sein.
- Keine externen Referenzen: Das Dokument darf keine Verweise auf externe Quellen (z.B. externe Bilder oder Weblinks, die sich ändern könnten) enthalten.
- Verbot dynamischer Inhalte: Audio-, Video-Dateien oder ausführbare Skripte (wie JavaScript) sind in den meisten Versionen untersagt, da sie eine spezielle Softwareumgebung zur Ausführung benötigen.
- Keine Verschlüsselung: Um den Zugriff auch in ferner Zukunft ohne Passwortzwang zu ermöglichen, darf eine PDF/A-Datei nicht verschlüsselt sein.
Wichtige Versionen und Stufen
Es gibt verschiedene Generationen des Standards, die jeweils auf unterschiedlichen PDF-Versionen basieren:
- PDF/A-1 (ISO 19005-1): Basiert auf PDF 1.4; der älteste und am weitesten verbreitete Standard.
- PDF/A-2: Erlaubt unter anderem die Verwendung von Transparenzen und Kompression (JPEG 2000).
- PDF/A-3: Besonderheit: Hier können beliebige Dateiformate (z. B. XML oder CSV) als Anhang in das PDF eingebettet werden (wichtig für E-Rechnungen wie ZUGFeRD).
- PDF/A-4: Der aktuellste Standard (seit ca. 2020), der auf PDF 2.0 basiert und die Handhabung vereinfacht.
Zusätzlich gibt es Konformitätsstufen wie „b“ (basic) für die rein visuelle Reproduktion und „a“ (accessible), die zusätzlich eine Barrierefreiheit durch eine logische Dokumentstruktur (Tagging) vorschreibt.
Relevanz
PDF/A ist heute der Goldstandard für Behörden, Anwaltskanzleien und Unternehmen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten müssen (revisionssichere Archivierung). Auch bei der Einreichung von Bauanträgen oder Gerichtsdokumenten ist dieses Format oft zwingend vorgeschrieben.
