Die XRechnung ist ein standardisiertes, rein elektronisches Datenformat für Rechnungen in Deutschland. Sie wurde speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G – Business-to-Government) entwickelt, spielt aber im Zuge der neuen E-Rechnungspflicht auch im allgemeinen Geschäftsverkehr (B2B) eine zentrale Rolle.
Die wichtigsten Merkmale der XRechnung:
- Rein maschinenlesbar: Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die für das menschliche Auge gestaltet ist, besteht eine XRechnung aus einem strukturierten XML-Datensatz. Dieser kann von Buchhaltungssystemen automatisch eingelesen und verarbeitet werden, was manuelle Fehler reduziert.
- Gesetzlicher Standard: Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.
- Pflicht für Behörden: Seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes Rechnungen ab einem Wert von 1.000 Euro verpflichtend als XRechnung (oder in einem anderen konformen Format) einreichen.
- Identifikation per Leitweg-ID: Ein besonderes Merkmal beim Versand an Behörden ist die Angabe der Leitweg-ID. Diese sorgt dafür, dass die Rechnung innerhalb der Verwaltung automatisch der richtigen Stelle zugeordnet wird.
XRechnung und die allgemeine E-Rechnungspflicht
Ab dem Jahr 2026 gelten für Unternehmen in Deutschland folgende Regeln:
- Empfangspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen (wie die XRechnung) zu empfangen und zu archivieren.
- Übergangsfrist beim Versand: Für Umsätze, die 2025 oder 2026 ausgeführt werden, dürfen Unternehmen für den B2B-Bereich noch Papierrechnungen oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen versenden. Erst ab 2027 (bei Vorjahresumsatz > 800.000 €) bzw. 2028 (für alle) wird der Versand strukturierter Formate im B2B-Bereich zwingend.
Unterschied zum ZUGFeRD-Format
Während die XRechnung eine reine XML-Datei ist, ist ZUGFeRD ein Hybridformat: Es kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide Formate sind im Sinne der neuen gesetzlichen Regelungen als E-Rechnung zulässig, sofern sie der Norm EN 16931 entsprechen.
Weitere technische Details und aktuelle Versionen (derzeit Version 3.0.1) werden von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) verwaltet.
