Der Begriff ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Ferd-Forums Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um einen Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), der speziell darauf ausgelegt ist, sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen verarbeitbar zu sein.
Hier sind die wichtigsten Merkmale im Überblick:
1. Das „hybride“ Format
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format, das aus zwei Teilen in einer einzigen Datei besteht (technisch eine PDF/A-3-Datei):
- Sichtbarer Teil: Eine herkömmliche PDF-Ansicht der Rechnung, die man wie gewohnt öffnen, lesen und ausdrucken kann.
- Unsichtbarer Teil: Eine eingebettete XML-Datei. Diese enthält alle Rechnungsinformationen (wie Betrag, MwSt, Absender) in strukturierter Form, sodass Buchhaltungssoftware diese Daten automatisch und fehlerfrei auslesen kann.
2. Rechtliche Bedeutung
Seit dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland eine grundsätzliche Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich.
3. Vorteile von ZUGFeRD
- Kein manuelles Abtippen: Die Software übernimmt die Daten direkt aus dem XML-Teil, was Zeit spart und Tippfehler verhindert.
- Flexibilität: Da die Rechnung auch als normales PDF vorliegt, kann sie auch ohne spezielle Software von Mitarbeitern geprüft werden.
- Konformität: ZUGFeRD 2.x erfüllt die europäische Norm (EN 16931) und ist damit für den grenzüberschreitenden Austausch in der EU geeignet.
Unterschied zur XRechnung
Während ZUGFeRD das hybride Format (PDF + XML) ist, besteht eine XRechnung nur aus einem reinen Datensatz (XML) ohne menschenlesbares Bild. XRechnungen sind vor allem im Bereich der öffentlichen Verwaltung (B2G) Standard, während ZUGFeRD im privaten Sektor (B2B) wegen der gewohnten PDF-Ansicht sehr beliebt ist.
