Paperless-ngx Dokumentenmanagement
Das Open-Source DMS: Beratung, Setup & Betrieb aus einer Hand
Ihre Vorteile mit Paperless-ngx
Finden statt Suchen
Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern wirklich wiedergefunden – dank Volltextsuche, auch bei gescannten Unterlagen (OCR).
Ordnung statt Wildwuchs
Eine saubere Struktur mit Tags, Dokumenttypen und Korrespondenten schafft Klarheit – und bleibt auch dann konsistent, wenn mehrere Personen damit arbeiten.
Original bleibt Original
Für die Langzeitablage kann Paperless-ngx eine PDF/A-Archivkopie erzeugen. Die Originaldatei bleibt unverändert erhalten.
Für wen ist Paperless-ngx eine gute Lösung?
Paperless-ngx ist ideal, wenn Belege, Verträge und Schriftverkehr zentral erfasst und schnell wiedergefunden werden sollen – statt in Postfächern, Ordnern oder Netzlaufwerken zu verschwinden. Inhalte lassen sich per OCR als Volltext durchsuchen, und die Ablage wird über Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen sauber strukturiert.
Wenn Sie bewusst selbst hosten möchten, bleibt die Datenhaltung in Ihrer eigenen Umgebung. Paperless-ngx verarbeitet Dokumente, ohne Originaldateien zu überschreiben.
Unternehmen & Verwaltung
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Schriftverkehr an einem Ort – klar strukturiert und im Alltag schnell auffindbar. Das Ergebnis: weniger Rückfragen, weniger Doppeltablagen, mehr Verlässlichkeit im Team.
Praxen & Kanzleien
Dokumente, die im Tagesgeschäft wirklich zählen, werden einheitlich abgelegt und sind bei Bedarf sofort verfügbar – inklusive nachvollziehbarer Struktur über Dokumenttyp, Korrespondent und Tags.
Projektteams & Organisationen
Angebote, Protokolle, technische Unterlagen und Projektdokumentation zentral statt verteilt: Wissen wird nicht mehr in Postfächern „geparkt“, sondern bleibt für alle zugänglich und nachvollziehbar.
Typische Auslöser
| Belege und Verträge liegen verteilt in Postfächern, Ordnern oder Netzlaufwerken. | |
| Dokumente sind zwar vorhanden – im Alltag aber schwer auffindbar oder doppelt abgelegt. | |
| Manuelle Ablage kostet Zeit (sortieren, benennen, weiterleiten). | |
| Wissen hängt an einzelnen Personen statt an einer nachvollziehbaren Struktur. | |
| Wunsch nach einer quelloffenen Lösung statt dauerhafter Lizenz- oder Anbieterbindung. | |
| Inhalte sollen im Volltext recherchierbar sein (OCR). | |
| Für die Langzeitablage ist eine Archiv- bzw. PDF/A-Variante interessant (je nach Workflow/Setup). |
Funktionen, die in der Praxis zählen
| Volltextsuche dank OCR – auch Scans werden als Text durchsuchbar und Inhalte lassen sich direkt markieren/kopieren. | |
| Ordnung, die im Team funktioniert – strukturieren über Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen statt über „Ordner-Wildwuchs“. | |
| Automatische Zuordnung (optional) – wiederkehrende Dokumente lassen sich anhand von Regeln unterstützen; Paperless-ngx kann außerdem Tags/Korrespondenten/Dokumenttypen automatisiert vorschlagen. | |
| Langzeitablage mit Archivkopie – Dokumente werden als PDF/A für langfristige Aufbewahrung abgelegt; die Originale bleiben zusätzlich unverändert erhalten. | |
| Breite Dateiformat-Unterstützung – PDFs, Bilder, Textdateien und Office-Dokumente (z. B. Word/Excel/PowerPoint bzw. LibreOffice-Äquivalente). |
So setzen wir Paperless-ngx bei Ihnen um
Konzept & Struktur
Gemeinsam entsteht eine klare Ablage‑Logik: Dokumenttypen, Tags und Korrespondenten werden so definiert, dass sie im Alltag wirklich funktionieren.
So finden Sie Unterlagen schneller wieder – und die Struktur bleibt auch im Team konsistent.
Umsetzung & Import
Ihre Eingänge werden sauber integriert – vom Scanner bis zum E‑Mail‑Postfach.
Zum Abschluss prüfen wir die wichtigsten Abläufe gemeinsam (Suche, Ablage, Freigaben) und nehmen die Lösung ab.
Übergabe & Betreuung
Sie erhalten eine kurze, verständliche Dokumentation und eine Einweisung – praxisnah für Ihr Team.
Wenn Sie möchten, übernehmen wir anschließend Updates, Monitoring und regelmäßige Systemchecks.
Unsere Paperless‑Pakete
Paperless Starter
Einstieg & Grundstruktur
- Einrichtung & Grundkonfiguration
- Dokumenttypen, Tags & Korrespondenten
- Benutzer & Rollen (Basis)
- Einweisung
Für kleine Umgebungen / Pilot |
Paperless Standard
Automatisierung & Backup
- Alles aus Starter
- Scanner / E-Mail-Postfach / Upload anbinden
- Automatisierungsregeln
- Backup-Konzept + Restore-Test
Für wachsende Teams |
Paperless Managed
Betrieb & Betreuung
- Alles aus Standard
- Updates & Pflege
- Überwachung/Monitoring
- Regelmäßige Systemchecks
- Optionale SLA
Für produktive Abläufe |
Häufige Fragen
Wo liegen meine Dokumente?
Ihre Dokumente bleiben in Ihrer eigenen Umgebung: Paperless-ngx speichert die Daten laut Dokumentation lokal auf Ihrem Server und „überträgt oder teilt“ sie nicht. Zusätzlich legt Paperless-ngx die Dokumente für die Langzeitablage als PDF/A ab – und bewahrt die Originaldateien unverändert auf.
Was passiert mit dem Original – wird es verändert?
Nein: Die Originaldatei bleibt laut Dokumentation unverändert erhalten. Parallel dazu erzeugt Paperless-ngx eine PDF/A-Version (Archivkopie) für die langfristige Aufbewahrung.
Kann ich nach Inhalt suchen – auch bei Scans?
Welche Dateitypen werden unterstützt?
- PDF sowie gängige Bildformate (PNG, JPEG, TIFF, GIF, WebP) – diese werden per OCR verarbeitet und in PDF umgewandelt.
- Textdateien werden als Text übernommen.
- Office-Dokumente (z. B. docx, xlsx, pptx sowie LibreOffice-Äquivalente) sind optional möglich.
Können Tags, Dokumenttypen oder Korrespondenten automatisch vorgeschlagen werden?
Ja. Paperless-ngx hat laut Dokumentation einen Matching‑Algorithmus namens „Auto“, der versucht, Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade anhand bereits vorhandener Zuordnungen vorzuschlagen.
Wie behält das Team eine einheitliche Struktur?
Paperless-ngx ist darauf ausgelegt, Dokumente mit Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen zu organisieren.
Das hilft, dass Ablage und Suche nicht von einzelnen Personen abhängen, sondern für alle nachvollziehbar bleiben.
Kann ich meine Daten exportieren – z. B. für Backups oder einen Umzug?
Ja. In der Administration-Dokumentation wird ein Document Exporter beschrieben, der Dokumente, Vorschaubilder, Metadaten und Datenbankinhalte in einen Ordner exportiert – auch inkrementell, sodass z. B. Backups per rsync möglich sind.
